Communiquez votre planification à votre équipe
Félicitations ! Il est temps de communiquer efficacement cette planification à vos équipes par texto depuis le rapport journalier, avec un message personnalisé et un envoi immédiat ou différé.
Prérequis
À partir d’un rapport journalier, appuyez sur les 3 petits points en haut à droite afin d’accéder au menu déroulant puis sélectionner Notifier
ⓘ Aucune notification ne peut être envoyée pour une date passée, seuls aujourd'hui et les journées à venir sont disponibles.
Sélectionner le ou les projets
S'il n'y a qu'un seul projet dans le rapport journalier, celui-ci est sélectionné par défaut.
S'il y a plusieurs projets, ils apparaîtront les uns après les autres, dans le même ordre que dans le rapport journalier dans le message texte envoyé.
Modifier l'adresse d'un projet
Si plusieurs adresses ont été associées au projet (par exemple, une adresse différente d'une journée à l'autre), cliquez sur Ajouter un projet pour modifier l'adresse qui sera communiquée à l'équipe pour cette journée.
Planifier l'envoi (optionnel)
Le message peut être envoyé immédiatement, ou planifié pour un moment ultérieur. Par exemple : le vendredi en fin de journée, planifiez l'envoi de votre répartition du lundi pour le dimanche en fin de journée. Votre équipe recevra ainsi la communication à temps pour sa répartition du lundi matin.
Gérer les destinataires
La liste des employés présents dans le rapport journalier est automatiquement ajoutée comme destinataires du message.
Retirez ou ajoutez un employé de la liste si nécessaire.
Ajouter des informations complémentaires
Un message est généré automatiquement pour chaque destinataire et inclut :
La cellule de travail, avec la date du rapport journalier
Le nom de l'équipe et le nom du responsable
Les informations du projet : code, nom et adresse
L'équipement opéré, si un équipement a été confirmé pour la journée ou est affecté de base à l'employé
Un champ de texte libre de 400 caractères est disponible pour ajouter des précisions destinées à votre équipe : heure d'arrivée, rappels importants, informations sur les camionneurs sous-traitants, etc. Informations qui peuvent être ajoutées à même le rapport journalier dans la section informations afin d'être partagées avec vos chefs d'équipe, ainsi que vos employés de chantier dans leur application mobile.
Confirmer l'envoi
Cliquez sur Confirmer en bas à droite pour compléter le message texte.
Vérifier que le message est bien parti ou a été réceptionné
À partir d’un rapport journalier, appuyez sur les 3 petits points en haut à droite afin d’accéder au menu déroulant, puis sélectionnez Notifications envoyées.
Pour chaque envoi, vous retrouverez :
La date et l'heure de l'envoi (ou de la planification que vous pourrez annuler)
Le corps du message
La liste des destinataires, avec le statut d'envoi par employé
Les 9 statuts possibles pour un texto dans le module Répartition :
Accepté (accepted) — le message a été reçu par Twilio
Planifié (scheduled) — en attente d'envoi programmé
Annulé (canceled) — l'envoi planifié a été annulé
En attente (queued) — en file d'attente pour envoi
En cours d'envoi (sending)
Envoyé (sent) — transmis au réseau du destinataire
Livré (delivered) — badge vert, confirmé reçu par le téléphone
Échoué (failed) — badge rouge, cliquable pour voir la raison
Non livré (undelivered) — badge rouge
C'est ici que vous pouvez confirmer si un message a bien été envoyé ou non.
Et voilà — vous venez de communiquer votre répartition à votre équipe de chantier !
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