Gérez les congés

Gérez les congés de votre équipe directement dans Civalgo — configurez les types d'absences, suivez les soldes et évitez d'assigner un employé absent dans le répartiteur.

Retrouvez le module dans la barre de navigation gauche : Gestion → Congés

1. Configuration

Qui : Administrateurs seulement Où : Congés → Onglet Configuration

La configuration se fait en deux étapes : créer les catégories (les types d'absences), puis créer les politiques liées à ces catégories (les règles associées à chaque catégorie).

1.1 Catégories

Une catégorie représente un type d'absence (ex. : Vacances, Maladie, Congé non payé).

Créer une catégorie

1. Allez dans Congés → Configuration → Catégories

2. Cliquez sur + Nouvelle catégorie en haut à droite

3. Remplissez les champs :

• Nom — le nom affiché partout dans l'application

• Icône — le pictogramme associé à la catégorie

4. Cliquez sur Créer une nouvelle catégorie de congé

Modifier ou archiver une catégorie

• Icône crayon → renommer ou changer l'icône

• Icône dossier → archiver la catégorie

Pour consulter les catégories archivées, cliquez sur les trois points (⋯) en haut à droite de la liste.

1.2 Politiques

Une politique définit comment les congés sont accordés pour une catégorie donnée. Une même catégorie peut avoir plusieurs politiques — par exemple, une politique à jours accumulés automatiquement pour les congés non payés par exemple, et une politique à jours fixes pour les maladies et vacances.

Type	Quand l'utiliser
Jours fixes (manuel)	Les soldes sont ajoutés et déduits manuellement par l'admin
Jours accumulés (flexible)	Les jours s'accumulent automatiquement, les demandes sont enregistrées et suivies

Créer une politique

1. Allez dans Congés → Configuration → Politiques

2. Cliquez sur + Nouvelle politique

3. Choisissez le type de politique

4. Donnez-lui un nom et associez-la à une catégorie

5. Cliquez sur Créer une nouvelle politique de congé

Le champ Catégorie est verrouillé après la création. Pour changer de catégorie, archivez la politique et recréez-en une nouvelle.

Modifier ou archiver une politique

• Icône crayon → renommer

• Icône dossier → archiver

Pour consulter les politiques archivées, cliquez sur les trois points (⋯) en haut à droite de la liste.

1.3 Assigner des employés à une politique

1. Dans la liste des politiques, cliquez sur le nom de la politique

2. Cliquez sur + Ajouter des employés

3. Sélectionnez un, plusieurs ou toutes la liste d’employés

4. Cliquez sur Ajouter des employés

Pour retirer un employé : cliquez sur ⋯ à droite de son nom → Retirer de la politique

Un employé peut appartenir à plusieurs politiques, à condition qu'elles soient dans des catégories différentes. Il ne peut pas être inscrit à deux politiques de la même catégorie.

1.4 Gérer les soldes (politiques à jours fixes)

Les politiques à jours fixes affichent une colonne Solde sur la page de détail.

Ajouter ou Mettre à jour le solde d’une politique pour tous les employés

1. Cochez les cases à gauche des employés (ou la case d'en-tête pour tout sélectionner)

2. Cliquez sur Mettre à jour le solde dans la barre qui apparaît en bas

3. Le changement s'applique à tous les employés sélectionnés

Mettre à jour le solde d'un employé

1. Cliquez sur ⋯ à droite de l'employé → Mettre à jour le solde

2. Choisissez le mode de modification :

Mode	Effet
Définir	Remplace le solde actuel par le montant entré
Ajouter	Ajoute le montant au solde actuel
Retirer	Soustrait le montant du solde actuel

3. Ajoutez une note (optionnel) — elle apparaît dans l'historique de l'employé

4. Vérifiez le résumé en bas du dialogue, puis cliquez sur Confirmer

2. Enregistrer une demande de congé

Où : Congés → Requêtes → + Enregistrer un congé

1. Sélectionnez l'employé

2. Choisissez la catégorie

• Seules les catégories liées à une politique de l'employé sont disponibles

3. Indiquez la période (date de début et de fin)

4. Ajustez le nombre de jours si nécessaire

• Chaque journée est pré-remplie à 1 pour les jours ouvrables et 0 pour les fins de semaine

• Mettez 0 pour exclure une journée spécifique

5. Ajoutez une note (optionnel)

6. Cliquez sur Enregistrer un congé

La demande apparaît immédiatement comme Approuvé dans l'onglet Requêtes. Les jours sont déduits du solde (politiques à jours fixes) ou simplement enregistrés (politiques à jours accumulés).

Astuce : Remplissez les dates en premier — la grille par jour se génère automatiquement et vous pouvez ajuster chaque journée avant de confirmer.

3. Utilisation au quotidien

3.1 Mon tableau de bord — vue personnelle

Qui : Tous les employés Où : Congés → Mon tableau de bord

Chaque employé voit ici sa propre situation, divisée en trois sections :

• Cartes de solde — une carte par politique assignée affichant les jours disponibles ou « Illimité » selon la politique

• Congés à venir — liste chronologique des congés approuvés et jours fériés à venir

• Historique — journal complet des changements de solde et des périodes de congé

3.2 Tableau de bord administrateur — vue d'ensemble

Qui : Gestionnaires et administrateurs Où : Congés → Tableau de bord administrateur

Vue identique au tableau de bord personnel, mais pour tous les employés. Chaque ligne affiche le nom, l'occupation, l'organisation, l'équipe et les congés à venir.

• Utilisez la barre de recherche ou le tri par colonne pour trouver un employé

• Cliquez sur Voir ou sur le nom d'un employé pour ouvrir son tableau de bord individuel et modifier ses soldes directement

• Le bouton Paramètres permet d'afficher ou masquer des colonnes

3.3 Requêtes — journal des demandes

Qui : Gestionnaires et administrateurs Où : Congés → Requêtes

Toutes les périodes de congé enregistrées sont listées ici. Chaque ligne affiche :

• L'employé, la catégorie, les dates, le nombre de jours, le statut

• Qui a approuvé et qui a créé la demande

Modifier une demande existante

Cliquez sur l'icône crayon à droite de la ligne → modifiez les champs souhaités → Mettre à jour la demande de congé

Archiver une demande

Cliquez sur l'icône dossier à droite de la ligne.

Autres points d'accès

Point d'accès	Action
Requêtes → + Enregistrer un congé	Formulaire complet
Mon tableau de bord / Tableau de bord administrateur → crayon sur la carte de solde	Enregistrement lié à une politique spécifique
Tableau de bord administrateur → ligne d'un employé → carte de solde	Enregistrement côté admin pour un collègue