FAQs
Bienvenue sur la page des Foires Aux Questions (FAQs) de Civalgo ! Ici, vous trouverez des réponses détaillées aux questions les plus fréquemment posées concernant l’utilisation de notre plateforme et de ses fonctionnalités. Cette section est conçue pour vous aider à résoudre rapidement vos interrogations et à tirer le meilleur parti de Civalgo, que vous soyez un nouvel utilisateur ou un membre expérimenté de notre communauté.
Comment inviter de nouveaux utilisateurs à Logbook?
Créer les ressources nécessaires :
Vérifiez que les employés sont bien ajoutés dans la section Employés.
Accéder à la gestion des utilisateurs :
Cliquez sur le nom de l’entreprise (en haut à gauche).
Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs.
Envoyer les invitations :
Par SMS : L’employé recevra un code de connexion à 6 chiffres.
Par courriel : L’employé se connectera avec un mot de passe.
Téléchargement de l'application :
L’employé devra télécharger l'application Logbook :
La méthode de connexion (SMS ou courriel) doit correspondre à celle utilisée pour l’invitation.
🎥 Vidéo de démonstration
📹 Voir la courte vidéo de présentation de Logbook
❓ Support
Pour toute question ou demande d’aide, contactez-nous à :
Comment faire la configuration des taux des ressources (employés, équipements, matériaux)?
✅ Objectif
Permettre aux utilisateurs de configurer, ajuster ou importer les taux appliqués aux ressources (employés, équipements, matériaux) dans Civalgo. Les taux sont automatiquement appliqués dans les rapports journaliers et peuvent être définis au niveau global ou par projet.
🎥 Vidéo explicative (Heygen)
📹 Visionnez la capsule sur la configuration des taux des ressources
🔓 Accès à la fonctionnalité
Cliquer sur Ressources dans la barre de menu à gauche
Sélectionner l’un des onglets : Employés, Équipements lourds, ou Matériaux
Cliquer sur le sous‑onglet Taux pour accéder à la configuration (civalgo.com)
👥 Taux des employés
➤ Prérequis
Un employé doit être créé dans la plateforme
➤ Ajouter un taux
Cliquer sur + Nouveau taux (en haut à droite)
Sélectionner : organisation, métier, et/ou employé (combinaisons possibles)
Créer la configuration de base, puis cliquer sur le + à droite pour ajouter des variantes avec dates et taux (civalgo.com)
➤ Champs à renseigner
Organisation (optionnelle)
Métier ou rôle
Employé spécifique (facultatif)
Date d’effet
Taux horaire
➤ Gestion des priorités
Employé + Métier
Employé seul
Métier seul
Organisation comme ensemble (civalgo.com)
➤ Cas d’usage avancés
Définir des taux futurs selon une date prévue (ex. : 1er septembre)
Appliquer des taux particuliers à certains employés
🚜 Taux des équipements
➤ Ajouter un taux
Aller à l’onglet Équipements → sous‑onglet Taux
Cliquer + Nouveau taux
Choisir : organisation, type d’équipement, nom de l’équipement, unité (si applicable) (civalgo.com)
➤ Champs requis
Organisation ou fournisseur
Type d’équipement
Nom spécifique (facultatif)
Date d’effet
Taux horaire
➤ Exemple
Fournisseur A : Camion 10 roues = 105 $ ; Camion 12 roues = 110 $
Fournisseur B : Camion 10 roues = 120 $ (civalgo.com)
🧱 Taux des matériaux
➤ Ajouter un taux
Onglet Matériaux → sous‑onglet Taux
Bouton + Nouveau taux
Sélectionner organisation et matériel concernés
➤ Champs requis
Organisation/fournisseur
Matériel
Date d’effet
Taux unitaire (civalgo.com)
➤ Cas d’usage
Taux annuel : simple, une entrée suffit
Taux mensuel : importer dès réception des données
🗂 Préréglages au niveau du projet
Accédez à un projet spécifique depuis la liste des projets
Cliquez sur l’onglet Taux
Vous pourrez gérer les taux employés, équipements et matériaux au niveau du projet
Ces taux priment sur les taux globaux (civalgo.com)
⚙ Importer des taux via fichier
➤ Étapes
Sélectionner l’onglet (Employés, Équipements ou Matériaux)
Cliquer sur le bouton Import → Télécharger un document
Corriger les erreurs éventuelles
Cliquer sur Importer (civalgo.com)
➤ Conseils
Vérifier que les colonnes du fichier correspondent aux champs requis
Corriger les erreurs mentionnées par le système avant re-importation
📎 Notes générales
Le système conserve l’historique des taux et autorise la préparation de futurs taux
La validation post-importation est cruciale pour éviter les erreurs de données
La granularité permet une gestion très fine des coûts selon l’organisation, le rôle, ou le nom de l’équipement/fournisseur
❓ Support
Pour toute assistance supplémentaire concernant la configuration des taux, contactez :
Comment vérifier la version actuelle de l’application Logbook Civalgo?
🎯 Objectif
S’assurer que vous utilisez bien la dernière version de l’application Logbook sur votre appareil mobile, afin de profiter des dernières améliorations de performance et correctifs.
🧭 Étapes pour vérifier la version de Logbook
Ouvrir l’application Logbook sur votre appareil mobile
Appuyer sur l’icône de votre profil ou nom de l’entreprise
Accéder à la section À propos / Informations système
La version actuellement installée s'affiche au bas de l’écran
🖼️ Exemple visuel
💡 Bon à savoir
Si vous utilisez une version antérieure, assurez-vous de mettre à jour l’application via l’App Store ou le Google Play Store.
Une version obsolète pourrait entraîner des erreurs d’affichage, des lenteurs ou des incompatibilités avec les nouvelles fonctionnalités.
📬 Besoin d’aide ?
N’hésitez pas à contacter notre équipe à [email protected].
Nous sommes là pour vous assister rapidement.
Comment mettre à jour l'application Logbook?
🎯 Pourquoi mettre à jour ?
Les mises à jour vous permettent de profiter des nouvelles fonctionnalités, correctifs de bogues et améliorations de performance de l’application Civalgo Logbook.
Nous recommandons fortement d’activer les mises à jour automatiques pour éviter tout oubli.
🍏 iPhone (iOS)
🔄 Mise à jour manuelle
Ouvrir l’application App Store
Appuyer sur votre photo de profil (en haut à droite)
Faire glisser l’écran vers le bas pour rafraîchir la liste
Rechercher "Civalgo Logbook" dans la liste
Appuyer sur “Mettre à jour” si disponible
📌 Si l’application n’apparaît pas dans la liste, elle est déjà à jour.
🤖 Android
✅ Mise à jour automatique (recommandée)
Ouvrir Google Play Store
Appuyer sur votre photo de profil
Aller dans :
Paramètres > Paramètres réseau > Préférences de téléchargement d’applications
Activer : “Mises à jour automatiques via Wi-Fi” (ou selon votre préférence)
🔄 Mise à jour manuelle
Ouvrir Google Play Store
Appuyer sur votre photo de profil
Sélectionner “Gérer les apps et l’appareil”
Appuyer sur “Mises à jour disponibles”
Rechercher “Civalgo Logbook” dans la liste
Appuyer sur “Mettre à jour”
📌 Si l’application n’apparaît pas, vous avez déjà la dernière version.
📬 Besoin d’aide ?
Écrivez-nous à : [email protected]
Nous sommes là pour vous accompagner.
Comment configurer la paie?
📘 Objectif
Cette page vous guide dans la configuration complète de la paie dans Civalgo afin de permettre une exportation fluide vers votre système comptable.
🧩 Étapes de configuration
⚙️ 1. Règles de paie
Accéder à Observation > Paie > Règles de paie.
Permet d'automatiser certains comportements (ex. : retraits de pauses, ajout de minutes pour primes).
Exemple : retirer automatiquement 30 min pour le lunch ou ajouter du temps pour une prime spécifique (No Break AM/PM).
🎁 2. Primes
Aller à Organisation > Onglet Primes.
Ajouter toutes les primes nécessaires à votre entreprise :
No break AM / No break PM
Prime de lunch
Prime de contremaître
Prime de grutier
Prime de kilométrage
Définir :
Code de prime (si requis par votre système comptable)
Type : par jour ou par heure
Heures spécifiques applicables
Lien à une activité spécifique (facultatif)
🏗 3. Types de travail
Définir les types de temps reconnus par votre entreprise :
Formation
Maladie
Congés
Temps de déplacement
Utilisés pour classifier les blocs d’activités dans les rapports.
Chaque type peut avoir un code propre, reconnu par votre système comptable.
📆 4. Codes de travail
Accéder à Observation > Paie > Quarts de travail.
Créez des horaires standards pour vos employés ou équipes (ex. : 10h/jour, 5h/jour).
Configurer :
Heure de début / fin
Heures normales / supplémentaires / double temps
Journées fériées (automatiquement en double temps si travaillées)
Peut être appliqué à l’employé ou à son équipe.
📎 5. Annexes salariales
Depuis la fiche d’un employé, accéder à l’onglet Métiers.
Ajouter les taux horaires et plages horaires applicables (ex. : D5 - prime de soir).
Possibilité d'ajouter des lignes multiples avec heures et dates différentes.
📤 6. Exportation de la paie
Accéder à Observation > Paie > Exportation.
Options de regroupement :
Par projet
Par groupe d’utilisateurs
Par activité
Par bloc d’activité (le plus détaillé)
Personnalisation de l’export :
Cacher/afficher les colonnes
Réorganiser les colonnes (ex. : code employé en premier)
Modifier le nom des colonnes pour les faire correspondre à votre système comptable
Sélectionner une période (jour ou période de paie)
Inclure au besoin :
Heures régulières, supplémentaires, temps double
Primes
Équipements (par ligne ou colonne)
📌 Bonnes pratiques
✅ Codes standards
Utiliser les mêmes codes que dans votre système comptable.
🔁 Automatiser
Utiliser les règles de paie pour éviter les oublis manuels.
🧪 Tester
Exporter un échantillon avant d’automatiser votre processus.
🧑🤝🧑 Affectation
Assurez-vous que chaque employé a un code de travail défini.
💡 Accès rapide
Comment fonctionne la structure des tâches?
📘 Objectif
Comprendre comment structurer les tâches et sous-tâches dans Civalgo pour une planification efficace et un suivi rigoureux de l’avancement des projets.
🧭 Vue d’ensemble
Dans Civalgo, chaque projet est organisé autour d’une structure de tâches à deux niveaux :
Tâche principale
Sous-tâche
Cette hiérarchie permet de détailler les activités tout en maintenant une vue d’ensemble claire.
🧩 Niveaux de structure
🧱 1. Tâches
Représentent les activités principales du projet.
Peuvent être suivies en quantité estimée, durée ou heures travaillées.
Une tâche peut être budgétisée et liée à des activités planifiées ou exécutées.
Paramètres disponibles :
Nom de la tâche
Quantité estimée (ex. : 200 m³)
Unité (m³, h, m², etc.)
Responsable
Durée prévue
Code de tâche (facultatif, utile pour les exports)
🧩 2. Sous-tâches
Permettent de détailler une tâche principale en étapes concrètes.
Reprennent les mêmes types d’informations que la tâche principale.
Peuvent être assignées à des employés pour le suivi d’exécution.
Utiles pour ventiler les activités au quotidien dans les rapports journaliers.
📐 Bonnes pratiques
🎯 Une tâche = une activité mesurable
Doit être suivie dans le temps ou en quantité
🧱 Utiliser les sous-tâches avec parcimonie
Évitez une structure trop complexe
🔢 Garder une logique d’unité
Même unité pour une tâche et ses sous-tâches
🧩 Regrouper les sous-tâches selon l’ordre d’exécution
Favorise une saisie rapide sur le chantier
💡 Utilisation
Les tâches sont visibles dans :
Les rapports journaliers
Le tableau de bord de progression
Les rapports de budget/écarts
Une bonne structure de tâches facilite les exports comptables et les analyses d’efficacité.
💡 Accès rapide
Comment gérer les bons de travail?
📘 Objectif
Cette page vous guide dans la gestion des bons de travail (aussi appelés "work orders") dans Civalgo, de leur création à leur signature par le client.
🧭 Vue d’ensemble
Les bons de travail servent à :
Documenter une intervention spécifique (souvent imprévue ou hors contrat)
Obtenir une preuve d’exécution signée par le client
Générer un document PDF récapitulatif avec les détails du chantier
Les bons de travail peuvent être associés à une équipe, un rapport journalier et un client.
🛠 Étapes de gestion d’un bon de travail
➕ 1. Création du bon de travail
Aller dans “Opérations > Bons de travail”
Cliquer sur “Créer”
Remplir les champs suivants :
Titre
Description des travaux
Client concerné
Équipe affectée
Date d’intervention
✍️ 2. Ajout des détails
Tâches exécutées : choisir parmi les tâches liées au projet
Main-d’œuvre : sélection automatique selon le rapport journalier
Matériaux et équipements utilisés
Possibilité d’ajouter des photos ou documents justificatifs
🖊 3. Signature du client
Une fois le bon complété, cliquer sur “Obtenir une signature”
Le client peut signer :
Directement sur tablette/mobile
À distance via lien sécurisé
La signature est enregistrée sur le PDF généré
📄 4. Téléchargement du PDF
Après la signature, un PDF horodaté est généré
Ce document sert de preuve de réalisation pour :
La facturation
Le suivi contractuel
Les audits qualité
🔎 5. Suivi des bons de travail
Statuts disponibles : En cours, À signer, Signé, Archivé
Possibilité de filtrer par client, projet ou statut
Export Excel possible pour rapport comptable ou administratif
📌 Bonnes pratiques
🖋 Obtenir la signature dès la fin des travaux
Évite les oublis ou litiges ultérieurs
📷 Joindre des photos des travaux terminés
Sert de preuve visuelle en cas de contestation
🔄 Associer un bon de travail à un rapport journalier
Permet un lien clair entre les opérations exécutées et le document signé
💡 Accès rapide
Vous n'avez pas trouvé la réponse à votre question ?
N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : [email protected].
Sinon, utilisez la barre "Search AI" pour obtenir des recommandations potentielles en lien avec votre problématique. Notre équipe est à votre écoute pour vous accompagner ! En savoir plus.
Mis à jour
Comment les utilisateurs existants peuvent accéder à Logbook?
Les utilisateurs Civalgo peuvent tester Logbook en suivant ces étapes :
Télécharger l’application Logbook Civalgo :
📲 App Store
📲 Google Play Store
Se connecter avec les mêmes identifiants que pour la plateforme Civalgo.
Les paramètres Logbook peuvent être ajustés dans la section Paramètres de votre compte Civalgo.
📹 Voir la courte vidéo de présentation de Logbook
Pour toute question ou demande d’aide, contactez-nous à :
📩 [email protected]